Per un Commerciale, affidare la propria attività ai fogli di calcolo è un processo altamente manuale e rischioso; non solo è difficile mantenere il costante aggiornamento dei prezzi e dei prodotti, ma si può incorrere in errori offrendo combinazioni di prodotti errate; inoltre Il controllo della versione Excel è sempre un grosso problema. Affidarsi ai fogli di calcolo, comporta ritardi e frustrazione per il cliente, per non parlare di costosi errori di comunicazione configurazione alla Produzione.
Ma il più grande problema di utilizzare il foglio di calcolo per le vendite è questo: per sua natura, un foglio di calcolo è progettato per far fronte alla logica sequenziale; ciò significa che l’ordine in cui un prodotto è configurato o specificato, è determinato dal foglio di calcolo, non dalle esigenze e priorità del cliente.
Ma allora, perché così tante aziende usano ancora i fogli di calcolo nelle vendite? la ragione è solitamente perchè: è familiare, …è facile da usare, … è economico … è meglio attenersi a ciò che facciamo da tempo, … e … poi nessuno dall’esterno potrebbe capire tutte le complessità dei nostri prodotti!. Questi sono tutti argomenti perfettamente validi. Ma basta dare uno sguardo più da vicino per sfatarli.
Familiarità e facilità d’uso: la maggior parte dei dipendenti oggi, sia nuovi arrivati che personale esperto, ha una buona conoscenza pratica di Excel. Ma un buono strumento di configurazione delle vendite dovrebbe offrire un’interfaccia utente e di dialogo che aiuti il commerciale e il cliente in un modo molto più intuitivo di un foglio di calcolo; una soluzione che si concentri sulle esigenze del cliente, non sulle caratteristiche e sulle funzioni del prodotto e sul modo in cui sono assemblati in fabbrica. E’ necessario consentire ai nuovi addetti alle vendite di aumentare la velocità (l’offerta dovrebbe essere quasi istantanea) sia che la vendita sia diretta sia che avvenga tramite i partner di canale.
È economico: difficile da confutare il basso costo del software di foglio di calcolo. Tuttavia, possiamo avere un’immagine completa solo se consideriamo il valore di un foglio di calcolo rispetto a un Configuratore Commerciale moderno . Il valore aggiunto in termini di esperienza del cliente, opportunità di crescita dei ricavi e costi amministrativi ridotti in genere superano il costo del software e dell’implementazione.
E’ meglio attenersi a ciò che facciamo da tempo : alle persone non piace il cambiamento. Ma questa tendenza non deve ostacolare il progresso. Una soluzione di Configuratore Commerciale dovrebbe essere facile da mantenere e consentire di effettuare aggiornamenti immediati di prodotti e prezzi, senza dover impegnare un team di informatici.
Nessuno dall’esterno potrebbe capire tutte la complessità dei nostri prodotti: c’è probabilmente qualcuno in azienda che è estremamente orgoglioso dello strumento di vendita Excel e di quanto sia “sofisticato”. Probabilmente c’è un intero team che crede che gli estranei non potranno mai capire come funziona il tuo prodotto e come sono strutturati i tuoi prezzi o capire come sono configurati i tuoi prodotti. Ma il partner giusto non solo comprenderà la tua attività e le tue configurazioni, ma offrirà dettagli che porteranno ad un aumento di produttività che non avresti mai pensato possibile.
Infine c’è un motivo ancora più convincente per dire addio al foglio di calcolo delle vendite: Excel non aiuta a far crescere la tua attività come può fare un buon Configuratore Commerciale che sarà in grado di gestire le complessità del tuo portafoglio di prodotti. Sarà facile da usare e facile da mantenere. Gestirà l’intero processo di vendita e scambierà le informazioni anche con l’Ufficio Tecnico e la Produzione. Ma soprattutto, collocherà il cliente e le sue esigenze in primo piano.